De conformidad con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá cumplir los siguientes requisitos y condiciones, y ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN. En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a proveedores no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la DIAN ponga a disposición las citadas especificaciones, a través del servicio informático electrónico.
6. Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación.

Mediante el artículo 55 de la resolución 00042 de mayo 5 de 2020 este tema fue reglamentado indicando adicionalmente lo siguiente:

Cuando el adquiriente sea facturador electrónico, el documento de que trata el presente artículo deberá generarse en forma electrónica atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la DIAN, cumpliendo además de los requisitos señalados los siguientes:

• Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la DIAN.

• Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la DIAN.

Teniendo en cuenta lo anterior la DIAN ya realizó el ajuste en el Sistema Informático Electrónico de Numeración para solicitar los rangos de numeración para el documento soporte en adquisiciones con no obligados a emitir factura o documento equivalente. Como lo indica el Comunicado DIAN No. 55 del 21 de julio de 2020 (adjunto), se hará exigible el requisito del numeral 5° del artículo 55 de la Resolución 42, a partir del 15 de agosto de 2.020; teniendo en cuenta que quienes ya tengan rangos autorizados podrán hacer uso de los mismos.